Politica de confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

1. Informații generale

ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROTOCOL ȘI CEREMONIAL, cu sediul social în Strada Cetatea de Baltă nr. 125, Sector 6, București, respectă dreptul la viață privată și protecția datelor cu caracter personal ale membrilor, colaboratorilor, participanților la cursuri și evenimente, partenerilor și vizitatorilor site-ului său.

Date de contact:

Sediul social: Strada Cetatea de Baltă nr. 125, Sector 6, București
Secretariat General: 0724 113 593
Comunicare: 0788 600 100
E-mail: welcome@protocol.org.ro

Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care Asociația colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”), precum și cu legislația națională aplicabilă.

Prin „date cu caracter personal” se înțelege orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

2. Cine este operatorul datelor?

Pentru datele prelucrate în legătură cu activitatea Asociației și prin intermediul site-ului, operatorul de date este:

ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROTOCOL ȘI CEREMONIAL
Strada Cetatea de Baltă nr. 125, Sector 6, București
E-mail: welcome@protocol.org.ro

Pentru orice întrebare referitoare la protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta la această adresă de e-mail.

3. Ce categorii de date putem colecta?

În funcție de modul în care interacționați cu Asociația, putem prelucra următoarele categorii de date:

  • nume și prenume;
  • organizația, instituția sau compania reprezentată;
  • funcția sau calitatea profesională;
  • adresa de e-mail;
  • numărul de telefon;
  • informațiile transmise prin formularele de contact;
  • informații necesare pentru înscrierea la cursuri, evenimente sau alte activități organizate de Asociație;
  • informații necesare pentru dobândirea sau administrarea calității de membru;
  • date incluse în documentele transmise Asociației, atunci când acestea sunt necesare pentru derularea activităților sale;
  • preferințe privind comunicările transmise de Asociație;
  • date tehnice referitoare la utilizarea site-ului, precum adresa IP, tipul dispozitivului, browserul utilizat și informațiile colectate prin intermediul cookie-urilor, acolo unde este cazul.

Asociația urmărește să colecteze numai datele strict necesare pentru scopurile pentru care acestea sunt solicitate.

4. Cum colectăm datele?

Datele pot fi colectate atunci când:

  • ne contactați prin intermediul site-ului, prin e-mail sau telefon;
  • completați un formular de contact;
  • solicitați informații despre activitatea Asociației;
  • vă înscrieți la un curs, eveniment, conferință sau altă activitate;
  • solicitați aderarea la Asociație;
  • deveniți membru al Asociației sau reprezentați un membru;
  • colaborați sau încheiați un raport contractual cu Asociația;
  • vă înscrieți pentru a primi newslettere sau alte comunicări;
  • utilizați site-ul Asociației.

5. În ce scop utilizăm datele?

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru următoarele scopuri:

Administrarea activității Asociației

Pentru organizarea și funcționarea Asociației, administrarea relației cu membrii și respectarea obligațiilor prevăzute de lege și de statutul Asociației.

Gestionarea membrilor

Pentru procesarea solicitărilor de aderare, administrarea calității de membru, comunicarea cu membrii și furnizarea accesului la documente, informații și resurse destinate acestora.

Cursuri și evenimente

Pentru:

  • procesarea înscrierilor;
  • organizarea și desfășurarea cursurilor și evenimentelor;
  • comunicarea informațiilor logistice;
  • gestionarea listelor de participanți;
  • transmiterea informațiilor relevante referitoare la activitatea pentru care v-ați înscris.

Comunicarea cu dumneavoastră

Pentru a răspunde solicitărilor, întrebărilor, comentariilor sau cererilor transmise Asociației.

Informări și newslettere

Dacă v-ați exprimat acordul, putem utiliza adresa de e-mail pentru transmiterea de newslettere, invitații, informații despre evenimente, cursuri, proiecte sau alte activități ale Asociației.

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment.

Îmbunătățirea site-ului

Putem utiliza date tehnice și statistice pentru:

  • funcționarea corectă a site-ului;
  • securitatea acestuia;
  • analiza modului în care este utilizat;
  • îmbunătățirea structurii și conținutului.

6. Temeiul juridic al prelucrării

În funcție de situație, prelucrarea datelor se poate baza pe:

Obligația legală – atunci când Asociația trebuie să prelucreze anumite date pentru respectarea obligațiilor prevăzute de legislația aplicabilă.

Executarea unui contract sau efectuarea unor demersuri înainte de încheierea unui contract – de exemplu, în cadrul unor servicii, cursuri, evenimente sau colaborări.

Interesul legitim al Asociației – pentru buna desfășurare a activității, administrarea relației cu membrii, protejarea sistemelor informatice, comunicarea cu persoanele interesate și îmbunătățirea activităților și serviciilor oferite.

Consimțământul – atunci când legea impune obținerea acordului dumneavoastră, inclusiv pentru anumite comunicări electronice sau categorii de cookie-uri.

Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării efectuate anterior.

7. Cât timp păstrăm datele?

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate sau atât timp cât legislația aplicabilă impune acest lucru.

În funcție de situație, datele pot fi păstrate:

  • pe durata calității de membru al Asociației;
  • pe durata procesului de aderare;
  • pe durata unei colaborări sau relații contractuale;
  • pe perioada necesară organizării și administrării unui curs sau eveniment;
  • pe perioada impusă de obligațiile legale, fiscale sau contabile;
  • atât timp cât este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept;
  • până la retragerea consimțământului, în cazul prelucrărilor bazate exclusiv pe consimțământ.

Datele utilizate pentru newslettere și alte comunicări similare vor fi păstrate până la dezabonare sau retragerea consimțământului, cu excepția situațiilor în care există un alt temei legal pentru păstrarea lor.

8. Cui putem transmite datele?

Asociația nu vinde și nu comercializează datele cu caracter personal.

În măsura în care este necesar, datele pot fi transmise către:

  • furnizori de servicii IT și administrare a site-ului;
  • furnizori de servicii de hosting;
  • furnizori de servicii de e-mail sau comunicare;
  • furnizori implicați în organizarea cursurilor și evenimentelor;
  • furnizori de servicii contabile, juridice sau administrative;
  • autorități și instituții publice, atunci când transmiterea datelor este impusă de lege.

Furnizorilor care prelucrează date în numele Asociației li se vor solicita măsuri adecvate pentru protejarea și confidențialitatea acestora.

9. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Anumiți furnizori de servicii informatice sau platforme utilizate de Asociație pot prelucra date în afara Spațiului Economic European.

În asemenea situații, Asociația va urmări ca transferul să fie efectuat în conformitate cu cerințele GDPR și să existe garanții adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal.

10. Cum protejăm datele?

Asociația adoptă măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva:

  • accesului neautorizat;
  • pierderii;
  • distrugerii;
  • modificării;
  • divulgării;
  • utilizării necorespunzătoare.

Accesul la date este limitat, pe cât posibil, la persoanele care au nevoie de acestea pentru desfășurarea activităților Asociației.

11. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul de acces

Aveți dreptul să solicitați informații privind datele pe care le prelucrăm despre dumneavoastră și să obțineți o copie a acestora.

Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea sau completarea datelor personale inexacte sau incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor

În situațiile prevăzute de lege, puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal.

Acest drept nu este absolut și poate fi limitat atunci când păstrarea datelor este necesară pentru respectarea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

Dreptul la restricționarea prelucrării

În anumite situații puteți solicita limitarea modului în care sunt prelucrate datele dumneavoastră.

Dreptul la portabilitatea datelor

În cazurile prevăzute de GDPR, aveți dreptul să primiți datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul legitim, în condițiile prevăzute de lege.

În cazul comunicărilor de marketing direct, vă puteți opune în orice moment.

Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate

Aveți dreptul, în condițiile GDPR, de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

12. Cum vă puteți exercita drepturile?

Pentru exercitarea drepturilor privind protecția datelor, ne puteți transmite o solicitare la:

welcome@protocol.org.ro

Pentru identificarea corectă a solicitării, Asociația poate solicita informații suplimentare rezonabile, atunci când acestea sunt necesare pentru confirmarea identității solicitantului.

13. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră cu caracter personal nu sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor cu caracter personal.

În România, autoritatea de supraveghere este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

POLITICA PRIVIND COOKIE-URILE

14. Ce sunt cookie-urile?

Cookie-urile sunt fișiere de mici dimensiuni care pot fi stocate pe dispozitivul utilizatorului atunci când acesta accesează un website.

Cookie-urile pot fi utilizate pentru funcționarea site-ului, memorarea anumitor preferințe, analizarea traficului sau, dacă este cazul, pentru alte funcționalități.

15. Ce tipuri de cookie-uri putem utiliza?

Site-ul poate utiliza, în funcție de configurația tehnică existentă:

Cookie-uri strict necesare

Sunt necesare pentru funcționarea corectă și securitatea site-ului și nu necesită, în general, consimțământul utilizatorului atunci când sunt strict necesare furnizării serviciului solicitat.

Cookie-uri funcționale

Permit memorarea anumitor alegeri sau preferințe și îmbunătățirea experienței de utilizare.

Cookie-uri statistice și analitice

Pot fi utilizate pentru a înțelege modul în care vizitatorii utilizează site-ul, numărul de accesări și paginile consultate.

Atunci când legislația impune acest lucru, aceste cookie-uri vor fi activate numai după obținerea consimțământului utilizatorului.

Cookie-uri de marketing

Dacă site-ul utilizează instrumente de publicitate, cookie-urile de marketing pot fi folosite pentru măsurarea eficienței campaniilor sau personalizarea comunicărilor publicitare.

Acestea vor fi utilizate numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și, atunci când este necesar, pe baza consimțământului utilizatorului.

16. Gestionarea cookie-urilor

La prima accesare a site-ului, utilizatorului îi poate fi afișat un mecanism prin care poate accepta sau refuza cookie-urile care nu sunt strict necesare.

Preferințele privind cookie-urile pot fi modificate ulterior, dacă site-ul oferă această funcționalitate.

De asemenea, cookie-urile pot fi administrate sau șterse din setările browserului utilizat.

Dezactivarea anumitor cookie-uri poate afecta funcționarea unor secțiuni ale site-ului.

17. Linkuri către alte website-uri

Site-ul Asociației poate conține linkuri către website-uri, platforme sau servicii administrate de terți.

Asociația nu controlează modul în care acești terți prelucrează datele cu caracter personal.

Vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a fiecărui website extern pe care îl accesați.

18. Modificarea Politicii de Confidențialitate

Asociația poate actualiza periodic prezenta Politică de Confidențialitate pentru a reflecta:

  • modificări legislative;
  • modificări ale activității Asociației;
  • modificări ale serviciilor sau funcționalităților site-ului;
  • modificări privind modul în care sunt prelucrate datele.

Versiunea actualizată va fi publicată pe site.

19. Contact

Pentru întrebări privind prezenta Politică de Confidențialitate sau modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră personale:

ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROTOCOL ȘI CEREMONIAL

Sediul social: Strada Cetatea de Baltă nr. 125, Sector 6, București
Secretariat General: 0724 113 593
Comunicare: 0788 600 100
E-mail: welcome@protocol.org.ro

Ultima actualizare: septembrie 2026